Digitalisierung beim Dokumentenmanagement:
So sparen Sie Zeit für das Wesentliche!
Prozesse und Systeme zu digitalisieren und nahtlos zu verzahnen ist 2017 mehr denn je das Gebot der Stunde für österreichische Unternehmen, wenn sie weiter wettbewerbsfähig bleiben und darüber hinaus neue Geschäftsfelder erschließen wollen.
Eine lückenlose und umfassende digitale Strategie umfasst natürlich auch den Umgang mit Dokumenten. Obwohl das papierlose Büro auch 2017 nicht nur hierzulande noch reine Utopie ist, wird es für Unternehmen immer wichtiger, Dokumente schnell und sicher auf allen möglichen Geräten und Plattformen zu bearbeiten und entsprechend zu verteilen. Das gilt für digitale Dokumente und gedruckte Dokumente gleichermaßen.
Zeitersparnis dank effizienterer Abläufe
Einer der großen Vorteile der Digitalisierung ist die Zeitersparnis für Unternehmen und ihre Mitarbeiter, die dann im Idealfall mehr Zeit für die Kernkompetenzen und vor allem Innovationen haben, die im Arbeitsalltag oft zu kurz kommen. Gerade im Bereich Dokumentenmanagement ist das Potenzial für Zeitersparnis besonders hoch. Laut einer aktuellen Marketagent-Umfrage ((http://www.canon.at/about_us/press_centre/press_releases/business_solutions_news/2h16/austria_office_insights_25_tipps.aspx)) geben 60 Prozent der Befragten in heimischen Unternehmen an, dass sie viel Zeit mit der Suche nach Dokumenten verschwenden.
Das sind die fünf wichtigsten Kriterien für Zeitersparnis und Effizienz im Umgang mit
Dokumenten im Rahmen einer digitalen Strategie:
• Intelligentes Dokumentenmanagement-System:
Moderne Lösungen für Dokumentenmanagement bilden alle Prozesse optimal ab. Dokumente werden schon beim Scan interpretiert, beschlagwortet und entsprechend zugeordnet. Über eine zentrale Plattform können Abläufe automatisiert gestartet werden und Bearbeitungszeiträume definiert werden. Auch mobile Zahlungsfreigaben sparen viel Zeit und sollten im System enthalten sein.
• Dokumente müssen sicher sein:
Sicherheitslücken kosten nicht nur Geld sondern auch viel Zeit für die Identifizierung und Behebung. Die eingesetzte Management-Lösung muss individuelle Authentifizierung anbieten sowie Festplattenverschlüsselung und automatische Mehrfachdatenlöschung jedes Kopier- oder Druckauftrags. Dokumente müssen nahtlos zwischen allen mobilen und stationären Geräten übermittelt, bearbeitet und administriert werden können, egal ob digital oder in Papierform. Das verhindert, dass Dokumente nicht abgeholt und so zu einem Sicherheitsrisiko werden. Denn: Stolze 39 Prozent der Mitarbeiter finden oder hinterlassen laut oben genannter Umfrage sensible Dokumente beim Drucker.
• Managed Print Services für Hard- und Software:
72 Prozent aller Mitarbeiter klagen einer Studie ((http://www.canon.at/Images/Canon_25Tipps_tcm84-1482665.pdf)) zufolge über fehlende Toner für die Drucker oder Multifunktionsgeräte, was mit einem Zeitverlust verbunden ist. Intelligente Systeme kombiniert mit entsprechenden Managed Print Service-Modellen sorgen dafür, dass Verbrauchsmaterialien aller Art immer in ausreichender Anzahl und rechtzeitig vorhanden sind ohne dass die Mitarbeiter im Unternehmen sich darum kümmern müssen. Dadurch verbessern sich auch die Dokumentensicherheit und die Produktivität. Darüber hinaus haben Unternehmen die volle Kostenkontrolle.
• Schnittstellen:
Dokumentenmanagement-Systeme dürfen keine Insellösungen sein und müssen an anderen relevanten Unternehmenslösungen wir CRM oder ERP angebunden sein. So landen Dokumente schon bei der Erstellung am richtigen Ort und im richtigen Dateiformat.
• Mobility:
Der moderne Büroalltag findet nur noch selten nur am Schreibtisch statt. Mitarbeiter müssen überall und von allen Geräten zu jederzeit Zugriff auf Dokumente haben und sie bearbeiten, verteilen oder drucken können. Lösungen aus der Cloud ermöglichen das schnell, einfach und günstig.
Fazit: Intelligent und automatisiert
Digitalisierung bedeutet nicht zugleich papierlos. Aber nicht jedes Dokument muss auch wirklich gedruckt werden. Unternehmen sollten eine Strategie definieren und Lösungen einsetzen, die Mitarbeitern freiwillig und mit gutem Gefühl auf einen Ausdruck verzichten lässt.
Der Einsatz von Cloud-Lösungen für mehr Mobilität oder Mailroom-Lösungen tragen dazu bei. Nicht nur mit Softwarelösungen auch bei der Auswahl der Hardware ist es wichtig, auf Zeitsparpotenziale zu achten. Innovative Geräte verfügen etwa über Bewegungsmelder, die Mitarbeiter sofort erkennen und die Aufwachphase beginnen noch bevor ein Druckauftrag erstellt wurde.
Je automatisierter und intelligenter ein Papierdokument digitalisiert wird oder ein bereits digitalisiertes Dokument automatisiert erkannt und entsprechend zugeordnet und weitergeleitet wird, desto mehr Zeit sparen Mitarbeiter für die wirklich wichtigen Dinge des Arbeitstages. Automatisierung minimiert auch Fehler. Und Fehler kosten Zeit: 60 Prozent der Unternehmen beschäftigen sich mindestens zehn Minuten täglich darauf, Rechnungsinformationen zu korrigieren. Bei 600 Rechnungen pro Monat summiert sich das alleine auf 30 Stunden manuelle Arbeit.
Je digitaler und vereinheitlichter alle Unternehmensprozesse sind, desto einfacher ist eine Automatisierung. Ein Maximum an Automatisierung macht Unternehmen produktiver und spart Zeit, Geld und auch Nerven.
Quelle: http://www.canon.at/business-bytes/articles/so-sparen-sie-zeit-f.-das-wesentliche.aspx
